記帳記錄決策行為

上一篇談到了個人記帳，這一篇我想談談公司的內帳。

新成立好的公司，最常問的一個問題是，委託事務所記帳後，我們還要自己記帳嗎？其實這個問題要問老闆、看其它股東的意見，畢竟如果還是要自己記帳的話，那麼那一套帳就是內帳，而內帳通常也只有老闆或股東才會看、才能看。所以，內帳的處理方式、記載方法，就視公司內部需求來決定即可。只是一人公司或者新手記帳的話，我會建議從這三點試做起：一、記帳目地，二、從新到舊，三、由大至小。

一、記帳目地

每一套帳，都有其目地，所以開始記帳前，就是要知道，你想要從帳務上看出什麼？因為這會影響到後續記帳的規模和細密度，所以一開始就要弄清楚，你要你的帳透露出什麼資訊。舉例來說，有人是單純想要知道每個月的營收、支出是多少；有人想要進一步的了解進貨周期；還是想要更細的分析出，賣的最好的哪支商品、毛利最高的又是哪一個。這些不同的面向，都會影響到記帳的方式。當然，要是想要從帳上看到越多資訊，那麼帳就要做的越細，花費的時間、精力與金錢也就越多。

二、從新到舊

除非從一開始就有記帳的習慣，不然要是營運二、三年後，中途開帳的話，不太需要回過頭去入以前年度的資料，畢竟那都已經過去了，對未來的影響性不大。確定要記帳後，就從當天、當下開始記，先把現有的發票、單據處理好，有餘裕的話，再回過頭去整理過往的資料。只是整理以往的資料，反而更累人，因為很多東西已不可考，無法查驗，甚至連實體單據跑去哪都不曉得，所以，是滿辛苦的一件事。但是，如果資料建構的好的話，帳務上就可以做到不同年度同一期間的比較。

三、由大至小

不論是記個人帳還是公司帳，記帳都是一個需要有恆心、有毅立的工作，要不斷的堅持，才能持之以恆。要是搞得太複雜、太縝密，還是導入會計科目、借貸法則、複式簿記，反而會令新手老闆卻步。所以初期的話，不要管它什麼會計原理、商業會計原則，就單純的把這三大區塊：營收、成本、費用，記錄好就好了。貨品有賣出，發票有開出，不管什麼，只要有錢進來，就記入營收。成本的話，就是一切的進貨進料。咖啡廳的話，當然就是咖啡豆、奶精、糖…等；服飾店，則是衣服、鞋子、皮件…等；早餐店的話，就是肉、蛋、茶、奶…等。至於費用，除了成本以外，就是把當天有花錢的，像電話費、水電費、瓦斯費、修繕費。初期先嘗試把這三大項，營收、成本、費用，給記錄到位，就好了。持續一、二個月下來，看看是否有滿足你的需求，不足的地方，再加以修正。搞不好，記不到十天就放棄的，也是很有可能。試著記帳一陣子之後，你可能會想要知道的更多、更細，你可能會想要知道咖啡、甜點、簡餐，哪一項收入最高，還是咖啡豆、肉、蛋哪一個進貨量最大，甚至是夏天的電費、人事費跟冬天有沒有什麼差別。這些細項，可以一步一步的拓展開來。

每個人的記帳方式，不盡相同，有人拿一張紙一枝筆，就可以記了；有的人是用ＥＸＣＥＬ；有的人則是買套裝軟體。對於帳務的要求，也有所不同，有的老闆只在乎這個月的營收多少；有的股東是要求，所有的成本、費用，每一筆支出都要有憑有據。然而，不管用什麼方式記，還是要求做到什麼樣的程度，唯有持續不斷的記錄，才能做好記帳的工作，也才能看出記帳的效果。