每次到了稅期申報，攤開各家公司的發票、收據和帳單，對於經營者的管理模式，公司的營運概況，大約都可略知一二。很多雇主都誤以為會計＝記帳＝報稅，這樣的理解，可以說是大錯特錯。我倒認為，不論是財務會計或稅務會計，唯有透過記帳，你才會更了解公司。
故事是這樣的，大約是二年前的某一天下午，一個自創品牌的新創業者，帶著他們家的產品和營業稅申報資料來給我。他們家的產品確實不錯，用料實在、安全衛生，只是在追求高品質的同時，他的成本也就跟著跟著越來越高了。當然，送東西來給我試吃，不是他此次來的主要目的，他想要私底下跟我聊聊，對於公司內帳和配置會計人員的想法。我直覺性地反問他，那這次申報資料是誰整理的？他回說是公司裏面，其中一位股東的女朋友，撥空幫忙弄的。接著我打開他那一袋申報資料，裏面很單純地有兩疊資料，一疊是銷貨發票、另一疊則是進貨和費用，另外還很貼心地附上一張試算表，供核對用。我把它們一一攤平，逐筆過目。
翻開銷項發票，就可以看到幾個明顯違反稅法規定的錯誤。首先是發票的品名欄位，沒有詳細填載，不論是賣給誰、賣多少，都是寫"一批"。然後，日期也是個問題，發票字軌ＡＡ＊＊＊＊５２５２是寫８／２，下一張５２５３卻是押８／１，再下三張是空白，然後才又回到８／５。還有進貨發票的部份，有些有簽收單、有些則無；就算有簽收單，也有沒押日期和姓名的。入庫單位也都沒有轉換，都是寫"一箱、一批"，並沒有對映實際的銷售單位。看到這些情況，表示這間公司沒有在做進銷存、沒有在盤點庫存、沒有在做入庫出庫、沒有在看安全存量、沒有在算商品週轉率，甚至連銷售量和毛利率的前三／末三名，都抓不準。這是公司營運面的影響，至於稅務面的處理方式是，公司既然沒有做進銷存，那麼查帳時，成本也就無法查核，成本無法查核，也就只能用成本逕決來決定你的成本是多少。那成本已經被決定了，超過的部份，當然就要剔除。但是剔除後，成本就少了，成本少了，毛利也就高了。在費用不變的情況下，淨利當然也高了。既然淨利增加了，要繳的稅金當然也就多了。所以一個開立發票的小小行為，就會大大影響後續要繳的稅金。
再來，我發現費用的發票裏面有一張ＸＸ銀行刷卡手續費的發票，所以表示你們有收信用卡支付，可是你們的銷項發票裏面，卻看不出來哪一張是用刷卡支付。那如果國稅局用刷卡交易記錄，要回查發票有無漏開，從這一整本發票裏面，你有辦法分的出來哪一筆是刷卡支付、哪一筆是現金支付嗎？如果連業著都都無法分辨出來，又如何去證明每一筆刷卡，都有確實開立發票，完全沒有漏開的情事呢？再進一步說，如果無法證明的話，只能被罰，那豈不是冤枉了。
另外，我看這一袋資料，有一些是吃飯、喝下午茶的交際費收據，這個不能抵營業稅。其他還有勞健保費、退休金、個人手機、家裏第四台等，這些也不能抵。接著我又挖出了幾張Ａ４紙，標題寫的是員工薪資清冊、董監事酬勞，當然，這些也都不能抵營業稅。只是在她提供的試算表裏面，這些也都被拿去扣抵了。
看完後，他問我的看法，要不要繼續讓這位股東的女朋友幫忙處理帳務，還是以支薪的方式請她來上班？老實說，如果我是你，我會很感激她的幫忙，但我也會委婉的回絕她，原因很簡單，提供錯誤的資訊比完全不提供資訊，破壞力更強、殺傷力更大。就像在一座煙雨緲緲、白霧蒼蒼的山裏迷路一樣，好不容易遇到人請對方報路，結果卻指了一條完全不對的路，那不是更浪費時間、精神和體力嗎？我寧可他老實說他不確定、不知道，也不要他隨便亂指一通誤導別人。回到她的情況，也是一樣。她試算要繳的稅金，跟實際要繳的稅金，有一大段落差。如果你相信她的試算，也直接用她的計算結果去繳稅，只會害公司因漏稅而被罰，這對於營運初期，資金有限的公司來說，是很傷的。
所以從她計算的那張試算表、整理的資料，不難發現她的財稅經驗很有限，讓一個經驗不多的人，來擔任這麼重要的職務，對公司來說，可是一點益處都沒有，甚至有礙發展。而且，就算你改用給薪方式，請她來上班，她在這方面的專業知識和相關經驗，並不會立刻彰顯出來，畢竟這些是要透過學習和時間慢慢的累積。
然後又因為她的身份特別，是股東的女朋友，所以她做錯事，不懂得要如何處理帳務、跟廠商發生爭執時，你不儘不能罵她，連兇一點都不行。你一罵，不旦是不給她面子，連股東的面子，你也一起扔了。對於這種做錯不能說，做對還要賞的不對等關係，完全把自己放在一個只能挨打不能還手的局面，在建構勞僱關係時，是應該努力避免的。
會計分兩種，一種是主辦會計，以一個超然獨立的身份，提供自己的專業知識和技術，協助公司營運。另一種是經辦會計，一般又稱為行政會計、總務會計或助理會計，就是單純的接受主管指揮來做事，主管說什麼，對方就做什麼。你們公司目前需要的是一位可以讓你放心上戰場去兜售販賣公司產品，而她在後方協助你，確保你的產品不會斷貨、應收應付帳款都可以如期收回支付、庫存週轉無虞的人才。
至於一個人適不適合當記帳人員，從事會計這方面的工作，其實可以從很多小地方看出來。古人說：『知微見著』，雖然我們不能到睹始知終，但要是從行為仔細去觀察，還是能知道個大概。例如，從這個案例的發票來看，一個稱職的會計人員會告訴你，明細不能只寫一批，不然他會無法換算單價、無法估算毛利、無法核對庫存。費用類的支出也是一樣，當你拿個人去吃飯唱歌喝酒的發票來跟公司請款時，她是會義正辭嚴的告訴你，你這是個人娛樂消費，不是公司交際費，因此不予支付；還是默默的收下你的發票，然後從零用金拿錢給你？我相信前者雖然令人不悅，但是站在公司長久經營的角度來看，是應該要有這樣子的會計制度。另外還有一些固定的公用事業費用，像水電費、電話費、勞健保等，這些都是銀行臨櫃繳納，這些看起來沒什麼重要的瑣碎雜事，卻會侵蝕我們正常的工作時間，逼得我們從原本的工作崗位中離哨，使我們的心態從原本的工作模式中抽離，這些情況，都不是一個經營管理者樂於預見的。所以一個好的會計，應該知道要把這些帳單，用自動轉帳扣款的方式，無形中處理掉，才是維持工作品質，幫公司省下更多的工時和人事費用的好方法。
綜合以上觀點，我覺得你現在要找的應該是一個能獨立作業、跟你在工作上能夠互補的會計，而不是一位讓你做事綁手綁腳，常常要下指令才會做事的助理。
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